學(xué)習(xí)商務(wù)英語(yǔ)者都知道商務(wù)英語(yǔ)比一般的英語(yǔ)專(zhuān)業(yè)具有更強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，特別是在寫(xiě)作的時(shí)候，不僅僅是要求具備一定的英語(yǔ)基礎(chǔ)，還要熟悉掌握商務(wù)知識(shí)，從而能夠用商務(wù)詞匯去寫(xiě)出要求的商務(wù)活動(dòng)文章。所以，在練習(xí)商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作時(shí)，我們要清楚知道寫(xiě)作過(guò)程有哪些基本要求。

商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作的基本要求有6大原則：

原則一：準(zhǔn)確(correctness)

從廣義上講，商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作的準(zhǔn)確性原則包括四層意義：

1、閱讀人能理解、接受的英語(yǔ)水平

2、使用精確措詞，傳達(dá)準(zhǔn)確信息

3、正確地使用語(yǔ)法和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)

4、拼寫(xiě)正確

(1)恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)言風(fēng)格

我們?cè)谧珜?xiě)正式的商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作時(shí)，應(yīng)盡量使用正規(guī)的語(yǔ)言；而當(dāng)起草非正式的商務(wù)便條、商務(wù)便函及商務(wù)書(shū)信時(shí)，可使用較通俗的口語(yǔ)。請(qǐng)比較下面兩組例詞：

Formal

Informal

approximately

inquire

ascertain

obtain

assist

participate

construct

purchase

contribute

sufficient

difficult

utilize

About

Ask

find out

receive

help

share

build

buy

give

enough

hard

use

(2)準(zhǔn)確的措詞和信息

商務(wù)寫(xiě)作離不開(kāi)商務(wù)術(shù)語(yǔ)，一般常用的商業(yè)術(shù)語(yǔ)用字簡(jiǎn)潔。商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作應(yīng)該特別注意措詞和信息的正確性。

(3)正確的語(yǔ)法和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)

常見(jiàn)的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)錯(cuò)誤主要出現(xiàn)在逗號(hào)、冒號(hào)、省字號(hào)等。

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常見(jiàn)的語(yǔ)法錯(cuò)誤一般出現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

①主謂之間的一致關(guān)系

②代詞與先行詞之間的一致關(guān)系

③懸垂句

④修飾語(yǔ)與被修飾語(yǔ)之間的一致關(guān)系

⑤狀語(yǔ)的位置

(4)正確的拼寫(xiě)

原則二：清楚(Clarity)

寫(xiě)作中要合理安排要點(diǎn)，運(yùn)用正確的句型句法，突出重點(diǎn)，層次分明。

(1)邏輯布局(Logical Organization)

常用的邏輯布局方法包括：

①因果關(guān)系(Cause & Effect)

②時(shí)間順序(Chronological Development)

③序列順序(Sequential Development)

④比較(Comparison)

⑤一般到特殊(From General to Specific)

⑥特殊到一般(From Specific to General)

(2)合理構(gòu)架句群與段落(Well-Written Sentences & Paragraphs)

在商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作中，應(yīng)該合理安排句子和段落的結(jié)構(gòu)與長(zhǎng)度，把各種長(zhǎng)句、短句、簡(jiǎn)句、復(fù)雜句等最佳組合成長(zhǎng)度恰當(dāng)?shù)亩温?。?qǐng)看例句：

Marshall Corporation was founded forty years ago, and it now has branch offices in four states, and it employs nearly 400 individuals. ( poor )

Marshall Corporation was founded forty years ago. With branch offices in four states, it now employs nearly 400 individuals. ( revised )

(3)統(tǒng)一性與一致性(Unity and Coherence)

一篇商務(wù)寫(xiě)作的每一個(gè)段落都要圍繞一個(gè)論點(diǎn)從不同方面進(jìn)行論證，而在每一個(gè)段落中又都有一個(gè)主題句(topic sentence)，一般安排在段首或段尾，而其它的句子則圍繞著它進(jìn)行論證，全文就這樣一步進(jìn)一步，一環(huán)扣一環(huán)地統(tǒng)一在主題思想上。而且，句子與句子之間，段落與段落之間都要前后呼應(yīng)，首尾連貫。

(4)強(qiáng)調(diào)(Emphasis)

在商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作中，有時(shí)需要強(qiáng)調(diào)某些單詞、詞組、句子，突出它們的作用，可以采用一些技巧手段，如下加橫線，大寫(xiě)，或不同的字體、顏色等。

(5)避免采用模糊的語(yǔ)句(ambiguous sentence)

注意將句中關(guān)系緊密的詞盡量靠近

原則三：簡(jiǎn)潔(Conciseness)

簡(jiǎn)潔是現(xiàn)代商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作的發(fā)展趨勢(shì)，是在保證內(nèi)容完整無(wú)損的前提下用盡可能少的詞句來(lái)闡明主題。商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作要求既筒短扼要，又不失完整與清楚明白，還要包括必要的禮貌。

(1)用簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言(Use simple language)

盡量使用??????????????????????????避免使用

please??????????????????????????? will you be good enough to

because?????????????????????????? for the reason that

ask?????????????????????????????? request

buy???????? ??????????????????????purchase

need????????????????????????????? request

do??????????????????????????????? accomplish

letter??????????????????????????? ??communication

(2)少用陳詞濫調(diào)(Omit trite expressions)

下表列出的是一些常見(jiàn)的陳詞濫調(diào)：

in the near future

it has come to my attention

at your earliest possible convenience

avail yourself of this opportunity

don' t hesitate

take the liberty to

due to the fact that

thanking you in advance

enclosed herein

with kindest regards

(3)避免冗長(zhǎng)的表達(dá)方式和不必要的重復(fù)(avoid wordy expressions & unnecessary repetition)

請(qǐng)看下表中的兩組例子，比較一下修改前與修改后的差別。

Wordy

Concise

We would like to

A long period of time

I expected it to be

During the year of 1995

For the development of

Square in shape

During the time that

please

a long time

expected

during 1995

for developing

square

while

(4)刪改無(wú)關(guān)緊要的成份(Remove unneeded facts)

如果句中的某些成份被刪除后不影響句子的原意，那么就應(yīng)該毫不猶豫地把它們刪改掉。如下面句子中的劃線部分被刪去后并不影響句子的原義：

It should be noted that this is the best we can do。

(5)多使用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)的句子結(jié)構(gòu)以明確表達(dá)意思

請(qǐng)比較下面兩個(gè)句子:

Payment of their accounts will be made by Johnsons next week．

Johnsons will pay their accounts next week．

原則四：具體(Concreteness)

商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作要求內(nèi)容書(shū)寫(xiě)得具體和明確，因此，盡量使用確定、具體的語(yǔ)言，直接了當(dāng)?shù)貍鬟f信息，說(shuō)明問(wèn)題，切忌籠統(tǒng)模糊。

(1)盡可能地提供明確、具體的信息。

(2)使用具體詞匯，避免使用抽象的詞匯，因?yàn)槌橄蟮脑~匯往往令人感覺(jué)模糊籠統(tǒng)。

原則五：完整(Completeness)

商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作的內(nèi)容務(wù)必完整周密，任何要點(diǎn)的遺漏都可能導(dǎo)致重大損失。

原則六：禮貌(Courtesy)

商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作中的禮貌原則，并不是指采用一些客套的句式，而是指一種貫徹于全文的尊重、理解和體諒對(duì)方的態(tài)度

以下是幾條有助于禮貌的寫(xiě)作方法：

1.使用禮貌友好的詞匯

2.體諒對(duì)方的寫(xiě)作態(tài)度

3.措辭得體

4.避免使用有性別歧視之嫌的詞語(yǔ)

5.及時(shí)答復(fù)

以上就是商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作時(shí)的六大原則，牢記住著六大原則，商務(wù)寫(xiě)作基本不會(huì)有什么問(wèn)題。若覺(jué)得自己的理解會(huì)有錯(cuò)漏，你也可以選擇報(bào)班，通過(guò)專(zhuān)業(yè)老師的指導(dǎo)下，制定一對(duì)一的商務(wù)英語(yǔ)學(xué)習(xí)方案，提升自身的商務(wù)英語(yǔ)水平，這也是學(xué)習(xí)商務(wù)英語(yǔ)最佳的選擇。